Вернуться к блогу
04.09.2025
Когда в компании много команд, важно, чтобы процесс постановки и мониторинга задач везде был одинаковым. Иначе сотрудникам будет сложно переключаться между проектами. Такая проблема была у нас в студии продуктовой разработки Amiga: чтобы решить ее, мы перешли на Kaiten. Технический директор Артём Салеев поделился опытом, как удалось наладить единые процессы в сервисе.
Amiga — агентство продуктовой заказной разработки полного цикла: мы занимаемся аналитикой, бэкенд- и фронтенд-разработкой, дизайном, тестированием. Клиент приходит с запросом, а уходит с готовым результатом — вплоть до релиза. Например, мы с нуля создавали для металлургической компании LMS-систему, а еще работаем с SOKOLOV, Сбером, ВТБ и другими крупными клиентами. Одно из наших приложений попало в рейтинг Forbes.
Студия была основана в 2021 году. С того времени мы выросли до штата в 70 человек и сменили несколько таск-трекеров. Когда в команде было 5–10 сотрудников, пользовались Яндекс Трекером. Он стал отправной точкой в управлении задачами, но вскоре мы поняли, что в сервисе неудобно организовывать работу нескольких подразделений.
Команда расширялась, и мы перешли на Планфикс. Это гибкий сервис с большим набором функций, но он оказался слишком сложным. Многие сотрудники не понимали, как в нем смотреть актуальные задачи, пользоваться фильтрами и другими возможностями. А еще каждый менеджер вел проекты по-своему: не было единых стандартов управления задачами. Когда сотрудники переходили из одного проекта в другой, им каждый раз приходилось с нуля погружаться в особенности управления.
В конце 2023 года мы поняли, что нужно контролировать выполнение проектов и отслеживать их показатели, а для этого требуется стандартизация постановки и мониторинга задач. Мы решили перейти из Планфикса в другой сервис. Лучше было сделать это, пока компания не выросла: чем больше подразделений, проектов и задач, тем сложнее переезжать.
Мы провели анализ рынка и выбрали Kaiten. Понравилось, что в нем уже настроены все функции, метрики и отчеты, которые были нам нужны.
«В Планфиксе мы долго пытались настроить процессы и метрики вручную и поняли, что на это уходит колоссальное количество времени и других ресурсов. А потом обнаружили, что нужная система уже по умолчанию выстроена в Kaiten» — Артём Салеев, технический директор Amiga.
При переезде в Kaiten мы выделили на тестирование два месяца, чтобы сформировать и определить метрики по определенным показателям, понять, всё ли работало, как нам было нужно. Сначала сервис показался сложным, но позже все поняли, что процессы стали прозрачнее и понятнее. Оставшийся месяц ушел на то, чтобы перевести всю команду.
Мы планировали работать в Kaiten по методологии канбан. Она делает процессы прозрачными: на досках видно статус и этап каждой задачи. Это нагляднее, чем таблица или список. Но в итоге разработали свою методологию — AmigaBan. Она почти не отличается от обычного канбана, но некоторые процессы настроены под нас. Что мы сделали:
У нас много клиентских проектов, и под каждый из них создано отдельное пространство. В Kaiten это верхнеуровневый элемент, на нем отображаются все процессы.
В пространстве создали определенный набор досок:
Features — задачи по разработке: бэкенд и фронтенд.
Requirements — задачи на разработку технических заданий, спецификаций, описаний концепций.
Management — менеджерские задачи: встречи, ретроспективы, согласования.
Backlog — общий склад задач, откуда мы перетаскиваем их на соответствующие доски. В отличие от обычного канбана, в нашей методологии AmigaBan бэклог разделен на три цеха: Features, Requirements и Management, чтобы задачи не смешивались.
Так выглядит пространство проекта (доски на скриншоте в свернутом виде)
На каждой доске несколько колонок — вертикальных областей, которые делят процесс работы на этапы. Например, на Features их структура соответствует циклу разработки: To Do → Development → Code Review → Ready for Test → Test → To Release → Done. Также есть колонка «Отмена» для задач, которые потеряли актуальность.
Согласно канбану, задачу на доске нельзя двигать влево, то есть переносить на предыдущий этап — только на следующий. Это важно, чтобы правильно отображались ресурсные метрики. Если двигать карточку влево, в будущем сложно подсчитать, сколько сил, времени и денег было вложено в задачу.
Благодаря методологии канбан сразу видно, сколько задач находится на каждом этапе
Еще одна особенность AmigaBan — с документами на доске Requirements мы работаем с помощью свимлайнов, или параллельных дорожек для группировки карточек. Техническое задание при разработке проходит несколько этапов: например, написание, согласование с несколькими командами клиента. Если оно соответствует изначальным требованиям, остается на одной дорожке. Но если клиент меняет требования уже в процессе, переносим документ на следующий свимлайн. Мы видим, что чем выше и правее находится техническое задание, тем больше ресурсов в него вложили, а значит, его нужно как можно скорее закрыть.
Сверху вниз на доске идут дорожки — они обозначают итерации работы над задачей
Помимо клиентских проектов, у нас есть внутреннее пространство для договоров, актов и других документов. Здесь используем ограничения: например, акт нельзя отправить на оплату без согласования от финансового отдела. Для этого настраиваем две зависимости — по атрибутам и по пути карточки.
Менеджер видит текущие статусы документов, может отработать комментарии финансового отдела или юристов, если они есть. Это ускоряет процесс согласования и делает коммуникацию с административными отделами эффективнее.
У нас есть несколько типов задач, под каждый настроен свой шаблон с атрибутами. Карточки отмечены разными цветами — это позволяет быстро отличать задачу на исправление бага от внедрения фичи.
Чтобы оценить готовность задачи к старту, используем чек-листы. Когда менеджер формулирует задачу, он проверяет, соответствует ли она нашим требованиям, среди которых, например, формализованность, измеримость, понятность для исполнителя. Берем в работу только карточки, в которых заполнены все пункты чек-листа. То же самое с готовыми задачами: например, перед сдачей макета исполнитель проверяет, есть ли у него все адаптивы. Это помогает понять, можно ли брать задачу в работу или отдавать ее на проверку.
Благодаря чек-листам исполнитель получает задачу с понятными требованиями
Блокируем карточки, когда выполнили задачу на своей стороне и ждем по ней информацию от клиента. Это помогает понять, что простой происходит не по нашей вине. Если менеджер видит, что карточка заблокирована уже несколько дней, он понимает: пора напомнить о задаче клиенту.
Чтобы быть в курсе состояния проектов, мы проводим встречи, на которых просматриваем метрики. Вот какие показатели и графики отслеживаем:
Накопительная диаграмма потока — с помощью этого графика понимаем, на какой стадии накапливается больше всего задач, и своевременно предотвращаем бутылочное горлышко или простой команды.
Трудозатраты — показывает нагрузку на команду в часах. Мы сверяем запланированную нагрузку с фактической: это помогает понять, достаточно ли ресурсов закладываем на проект.
Динамика изменения времени цикла — сколько времени уходит на каждый этап проекта.
Пропускная способность команды — объем работы, который можем выполнить за определенный период.
Lead time — скорость доставки задачи: от момента, когда взяли ее в работу, до релиза. С этим показателем видим, сколько времени уходит на задачи разного типа, чтобы планировать нагрузку и называть сроки клиентам по будущим проектам.
Scope — разделение задач по типам. В этом отчете смотрим соотношение между задачами по исправлению багов и фичами, чтобы оценить качество проекта.
Процент отмененных дефектов — количество функций, которые показались тестировщикам багами, хотя на самом деле ими не были. Метрика помогает оценить, насколько качественно работают тестировщики.
После перехода на Kaiten процессы в компании поменялись в лучшую сторону. Управление проектом стало стандартизированным: куда бы мы ни зашли, везде доски и статусы задач выглядят одинаково. Когда сотрудники переключаются между проектами, у них не возникает проблем с погружением.
Также нравится, что в Kaiten удобно настраивать и отслеживать метрики. Теперь мы можем подробно следить за процессами работы, выявлять в них недостатки и своевременно исправлять.
В планах много улучшений. Например, интеграция с другими системами по API. Уже сейчас есть телеграм-бот, который выгружает нам тайм-трекинг по всем сотрудникам и проектам для подсчета ренты.
Сегодня бизнес не может позволить себе хаос в задачах. Когда-то таск-менеджеры были простыми канбан-досками для отметки «сделано» — теперь же это полноценная система управления проектами: уведомления, совместные обсуждения, прикрепленные документы, интеграции с корпоративными сервисами. И все это в одном интерфейсе. Правильно подобранный таск-менеджер — не просто софт, а инфраструктура бизнеса: он ускоряет процессы, снижает операционные потери и делает работу команды прозрачной. Обзор таск-менеджеров поможет не утонуть в многообразии и выбрать инструмент, который реально работает на результат.
Западные сервисы по-прежнему популярны, но их использование в 2025 году для российских компаний сопряжено с рисками: от перебоев в работе до потери доступа к данным. Это делает отечественные решения более привлекательными. Тем более что локальные продукты уже не уступают по функционалу и обеспечивают высокий уровень защиты информации.
Ниже — обзор таск-менеджеров, которые могут стать надежной основой для работы команды.
Strive — лаконичный и понятный таск-менеджер, который решает ключевые задачи без лишней сложности. Интерфейс интуитивен: даже сотрудники, никогда не работавшие с подобными сервисами, разберутся за полчаса. Программа помогает структурировать задачи, вести документацию по проектам и соблюдать регламенты.
Strive особенно удобен для небольших команд, где важно быстро наладить процесс без долгого обучения. Сервис работает через Web, iOS и Android. Бесплатный тариф рассчитан на 10 участников и 3 рабочих пространства, без ограничений по числу задач и проектов.
Платная версия стоит ₽225 за пользователя в месяц. Коробочное решение обойдется в ₽650 на человека при годовой подписке.
Главная фишка «ЛидерТаск» — совмещение личного планирования и управления проектами. Есть гибкие настройки, инструменты для тайм-менеджмента и работы в офлайне — без постоянного подключения к интернету.
Подходит компаниям любого масштаба. Работает на Web, Windows, macOS, iOS и Android. Бесплатный тариф доступен для одного устройства, а корпоративный доступ — от ₽279 в месяц за пользователя.
Shtab разработан для бизнеса, которому нужен четкий контроль задач внутри команды. Простая логика работы и встроенный трекер времени делают его удобным инструментом для небольших компаний.
Поддерживает Web, Windows, macOS, Linux и iOS. Бесплатный тариф ограничен 1 ГБ хранилища, пятью участниками и базовым трекингом времени без скриншотов. Платная версия — ₽125 на пользователя в месяц.
Этот таск-менеджер органично вписывается в экосистему «Яндекса». Если компания уже пользуется сервисами разработчика, интеграция будет максимально удобной.
Поддержка Web, iOS и Android. Бесплатная версия рассчитана на 5 участников. При расширении команды — от ₽440 в месяц за пользователя.
«ПланФикс» — таск-менеджер для бизнеса, где важно не только ставить задачи, но и выстраивать прозрачную систему отчетности. Сервис позволяет формировать кастомные отчеты и интегрируется со сторонними ресурсами.
Это инструмент, рассчитанный скорее на средние и крупные компании: здесь можно держать под контролем проекты целиком и управлять бизнес-процессами, а не просто списком дел.
Совместим с Web, iOS и Android. Бесплатный тариф ограничен пятью пользователями, 1 ГБ хранилища и максимум 500 задачами. Платная версия — ₽456 в месяц за человека.
«Авандок» заточен под компании, где управление задачами тесно связано с документооборотом. Это решение для тех, кто строит управление проектами по иерархии и хочет видеть полный цикл контроля на каждой ступени.
Подходит для крупных предприятий. Работает через Web, есть бесплатная демоверсия. Стоимость рассчитывается индивидуально.
«Мегаплан» совмещает CRM и таск-менеджер в единой системе. Это делает его удобным решением для компаний, которым нужно управлять не только задачами, но и клиентскими процессами.
Инструмент хорошо подходит большим бизнесам, где требуется комплексное управление проектами и взаимоотношениями с клиентами. Доступен на Web, iOS и Android. Первые две недели сервис бесплатный, далее — от ₽649 в месяц за пользователя.
Kaiten — выбор для компаний, которые работают по Agile. Сервис поддерживает Scrum и Kanban, а значит, подходит для IT-команд, продуктовых бизнесов и крупных предприятий, где гибкие методологии — основа процессов.
В Amiga сейчас уже больше 70 человек, и в какой-то момент стало очевидно: без единого подхода к управлению задачами мы тонем в хаосе. Сначала мы пользовались Яндекс.Трекером, потом Планфиксом, но везде упирались в ограничения: процессы разъезжались, менеджеры вели проекты по-своему, а при переключении между задачами сотрудники тратили слишком много времени на «въезд» в новую систему. В конце 2023 года решили переехать на Kaiten и выстроить процессы заново.
Мы разработали собственную методологию — AmigaBan. Взяли канбан за основу и адаптировали его под нашу специфику:
Под каждый проект — отдельное пространство. На верхнем уровне мы сразу видим картину по всем процессам.
Набор досок для разных направлений:
Features — задачи по разработке (бэкенд, фронтенд).
Requirements — работа с ТЗ, спецификациями и концепциями.
Management — менеджерские задачи: встречи, согласования, ретроспективы.
Backlog — общий склад идей и задач, разделённый на три «цеха» (Features, Requirements, Management), чтобы ничего не смешивалось.
Колонки на досках настроили под наш цикл. Например, для разработки: To Do → Development → Code Review → Ready for Test → Test → To Release → Done + «Отмена». Это помогает чётко отслеживать, где застревают задачи, и не нарушать метрики.
Работа с документами через свимлайны. На доске Requirements задачи двигаются не только по стадиям, но и по дорожкам: чем выше карточка, тем больше ресурсов уже вложено — это наглядно показывает приоритеты.
Чек-листы и шаблоны. Чтобы в работу попадали только «готовые» задачи, мы ввели обязательные чек-листы: по формулировке, измеримости, адаптивам для макетов и т.д. Это убрало лишние вопросы и экономит кучу времени.
Блокировки задач. Если по задаче мы ждём действия от клиента, карточка блокируется. Сразу видно, что простой — не на нашей стороне, и менеджер знает, когда напомнить заказчику.
Финансовое пространство. Для договоров и актов сделали отдельное место с ограничениями: акт нельзя отправить без согласования от фин. отдела. Это дисциплинировало процессы и ускорило согласования.
Мы теперь регулярно анализируем метрики в Kaiten:
накопительную диаграмму потока (сразу видно узкие места);
трудозатраты и нагрузку команды;
lead time и цикл задач;
пропускную способность и динамику багов/фич.
Все это помогает нам точнее планировать проекты, прогнозировать сроки и аргументировать перед клиентами.
После перехода на Kaiten и внедрения AmigaBan процессы стали прозрачными и единообразными. Какая бы команда ни брала новый проект — доски и статусы везде одинаковые, не нужно тратить время на адаптацию. Клиенты тоже заметили изменения: мы прямо на созвонах показывали им наши пространства и прогресс, и это реально повысило доверие. Теперь заказчики видят, что мы работаем структурированно, и охотнее продолжают сотрудничество.
Kaiten работает в Web, iOS и Android. Базовая версия бесплатна: без ограничений по срокам и числу пользователей, но с урезанным функционалом. Платная версия — от ₽480 за человека в месяц.
Moo.Team — легкий и понятный таск-менеджер, рассчитанный на стартапы, фрилансеров и малый бизнес. Простая логика и минимальный набор функций помогают быстро организовать работу без долгого внедрения.
Работает через Web. В бесплатном тарифе — до 3 участников, 2 проекта и 1 ГБ хранилища. Платная версия стоит от ₽990: максимум 10 человек и 10 проектов.
Таск-менеджер нужен не только для создания задач, но и для контроля их выполнения. Однако инструменты разных разработчиков сильно отличаются. Одни ограничиваются базовым функционалом, другие превращаются в сложные платформы, требующие обучения. Чтобы не ошибиться с выбором, эксперты советуют учитывать несколько ключевых факторов.
Первое, на что стоит обратить внимание — простота интерфейса. Слишком сложный или перегруженный дизайн замедлит внедрение: сотрудники будут тратить время на поиск функций и возвращаться к инструкциям даже для базовых действий вроде изменения дедлайна или назначения исполнителя.
Оптимальный вариант — интуитивно понятный интерфейс с минимумом кликов для основных операций. Чем быстрее команда освоит инструмент, тем меньше простоев и ошибок в работе.
Выбирайте таск-менеджер под реальные бизнес-процессы. Если команда работает по Scrum — важны канбан-доски, спринты и бэклог. Для проектного подхода — диаграммы Ганта и контроль загрузки.
Не менее критично наличие интеграций: CRM, облачные хранилища, мессенджеры, IP-телефония. Это позволит настроить единый рабочий цикл без ручного переноса данных, сократить количество инструментов и снизить вероятность ошибок.
В компаниях редко используются только один тип устройств или ОС. Часть сотрудников работает с macOS, часть — с Windows, третьи заходят с мобильных платформ. Поэтому важно проверить, есть ли у сервиса полноценные приложения под все нужные платформы и веб-версия с адаптивным интерфейсом.
Дополнительный плюс — оффлайн-режим, если сотрудники часто работают в командировках или зонах с плохим интернетом.
Для стартапов и небольших команд бесплатный тариф — хороший способ протестировать сервис без финансовых рисков. Но важно изучить ограничения:
количество пользователей;
лимит на проекты и задачи;
объем хранилища для файлов.
Если этих ресурсов недостаточно, переход на платный тариф будет неизбежен. Стоит продумать это заранее, чтобы избежать неожиданных расходов.
Цена — не единственный критерий. Смотрите на соотношение функций и возможностей расширения. Тариф должен расти вместе с компанией: появление новых проектов и сотрудников не должно приводить к полной смене системы.
Хороший признак — гибкие тарифы, возможность добавлять отдельные модули и оплачивать только то, что реально нужно.
Даже у стабильных сервисов бывают сбои и спорные ситуации. Качественная поддержка помогает быстро решить проблемы и минимизировать простой.
Проверьте:
доступность операторов (24/7 или только в рабочее время);
каналы связи (чат, email, телефон);
среднее время ответа.
Для компаний с частыми запросами на срочную реализацию проекта лучше выбирать решения с круглосуточной поддержкой.
Сам по себе сервис не решает проблем — важно правильно встроить его в рабочие процессы. Практика показывает, что эффективность достигается при соблюдении нескольких правил:
Декомпозируйте проекты на задачи и подзадачи. Это помогает контролировать прогресс по каждому направлению и видеть, где возникают задержки.
Назначайте ответственных. Система автоматически уведомляет исполнителей и снимает вопросы «кто что делает».
Определяйте приоритеты и сроки. Это упрощает планирование: команда видит, какие задачи критичны, а какие могут подождать.
Контролируйте дедлайны и статусы. Регулярная проверка позволяет вовремя выявлять сбои и устранять их до того, как они повлияют на результат.
Используйте встроенные отчеты и аналитические панели. Они экономят время руководителя и делают контроль прозрачным.
Автоматизируйте рутину. Шаблоны документов, повторяющиеся задачи и напоминания сокращают трудозатраты и снижают риск ошибок.
Коммуникации напрямую влияют на результативность команды. Современные таск-менеджеры позволяют выстраивать их внутри системы, без переключения на сторонние мессенджеры. Это решает сразу несколько задач:
Снижение риска потери информации. Вся переписка хранится в привязке к конкретной задаче или проекту.
Прозрачность для участников. Любой сотрудник может просмотреть историю обсуждений и быстро подключиться к работе без долгих вводных.
Централизация данных. Задачи, комментарии, документы и договоренности находятся в одном пространстве, что экономит время на поиск.
Упрощение контроля. Руководитель видит не только статус задачи, но и весь контекст общения вокруг нее.
Таск-менеджер — это инфраструктура, на которой держится эффективность команды. Без него растут сроки, теряются задачи, рушатся дедлайны. С ним — бизнес получает прозрачность процессов, ускоряет выполнение проектов и сокращает лишние коммуникации.
По данным исследований, внедрение таск-менеджера вместе с CRM повышает эффективность управления командой на 43%. Оптимизация процессов дает прирост прибыли до 27%, а отток клиентов снижается примерно на 12%.
Результат — повышение производительности, снижение операционных издержек и улучшение качества исполнения проектов. Подключение подходящего таск-менеджера — шаг к системной работе и устойчивости бизнеса.
